Teknologi Perkantoran

TEKNOLOGI PERKANTORAN

A. Pengertian Teknologi Perkantoran

“Teknologi”adalah ilmu yang mempelajari tentang keterampilan yang dapat mewujudkan sesuatu yang rasional  sedangkan “kantor” adalah tempat dimana berlangsungnya pekerjaan kantor. Jadi, teknologi perkantoran adalah ilmu yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengelola, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan data secara efisien dan efektif dengan menggunakan mesin-mesin kantor.

Teknologi perkantoran dengan pekerjaan kantor adalah satu kesatuan yang tidak dapat di pisahkan. Banyak kantor yang sekarang sudah mengembangkan teknologi perkantorannya dengan menggunakan mesin-mesin kantor secara modern.

B. Tujuan Teknologi Perkantoran

1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin -mesin atau alat – alat kerja
2. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
3. Meningkatkan produksi

C. Dampak Dari Perkembangan Teknologi Perkantoran

1. Perkembangan kantor semakin lama semakin maju dan mengarah ke efisiensi kerja. Perkembangan ini ditunjukan dengan ditemukannya mesin-mesin kantor yang mempunyai sifat
2. Elektronis, sifat ini membantu secara instan supaya tidak banayk menggunakan tenaga manusia
3. Multifungsi, ada mesin yang bisa digunakan berbagai macam kegunaan misalnya mesin scanner biasanya bisa juga digunakan sebagai printer dan digunakan sebagai mesin pengganda (fotocopy).
4. Pengoperasiannya mudah dan simpel, karena menggunakan energi listrik maka mesin akan secara efektif mudah digunakan
5. Tenaga listrik yang digunakan kecil, jika mesin jarang digunakan maka akan menghemat penggunaan energi
6. Harga relatif murah
7. Kemampuan dan kecanggihan mesin semakin tinggi, sesuai dengan perkembangan negara tersebut mesin juga harus mempunyai kecanggihan untuk bisa digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor
8. Cara kerjanya otomatis, ada mesin yang secara otomatis dapat digunakan tanpa menggunakan tenaga manusia lagi 

Selain pengaruh terhadap  efisiensi kerja, perkembangan mesin kantor juga mempunyai dampak positif dan negatif :

               Dampak Positif

1.    Sumber Daya Manusia

·         Peningkatan mutu kerja

·         Meningkatkan kedisiplinan kerja dan penghasilan pegawai

·         Meringankan tenaga dan pikiran pegawai

2.    Prosedur Kerja

      ·         Mempercepat dan mempermudah penyelesaian pekerjaa

      ·         Mempelancar pekerjaan

      ·         Menyederhankan prdosedur kerja yang sudah ada 

3.   Hasil Kerjanya

      ·         Meningkatkan kualitas dan mutu hasil pekerjaan kantor

      ·         Memperoleh bentuk, ukuran, dan jenis hasil pekerjaan kantor yang sama

      ·         Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan

                 Dampak Negatif

1.       Keterbatasan sumber daya manusia (SDM) yang dapat mengakibatkan penggangguran

2.       Pemelihara mesin yang memerlukan biaya

3.       Menimbulkan rasa ketergantungan terhadap mesin

4.       Mengganti dan merubah metode yang sudah ada

5.       Kesuliatan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki keterampilan tertentu

D. PENGERTIAN MESIN KANTOR

Mesin kantor adalah salah satu alat penunjang untuk mebyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien.

Mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk mencatat, mengolah, menggandakan, dan menyimpan data dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik, dan megnetik.

1.       Menurut Tenaga Pergerakannya

·         Mesin Manual

Mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia

·         Mesin Listrik

Mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau bateray

2.       Menurut Cara Kerja Kompenennya

·         Mesin Mekanik

Mesin – mesin yang rangkaian kompenennya tampak bergerak dalam operasinya

·         Mesin Elektronik

Mesin – mesin dengan rangkaian kompenen elektronik, berupa kabel-kabel

3.       Menurut Fungsinya

a.       Mesin  Pencatat Data / Informasi

·         Mesin Tik

·         Mesin Penomor

·         Mesin Dikte

·         Stempel

b.      Mesin Menghitung Data / Informasi

·         Mesin Hitung

·         Mesin Jumlah

·         Cash Register

c.       Mesin Pengolah Data / Informasi

·         Komputer

·         Mesin Penjilid

·         Mesin Laminating

·         Mesin Pemotong Kertas

·         Mesin Penghancur Kertas

·         Proyektor

d.      Mesin Penggadaan Data / Informasi

·         Mesin Stensil

·         Mesin Fotocopy

·         Mesin Risograph

·         Mesin Offset

·         Mesin Printer

e.      Mesin Penggirim Data / Informasi

·         Telepone atau interphone

·         Faksimile

·         Telex

·         Intercom

·         Teleprinter

f.        Mesin Penyimpan Data / Informasi

·         Microfilm

·         Flasdisk

·         Tape Recorder